Sicherheitsplanung eines Events: Was muss ich im Vorfeld berücksichtigen

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Du hast den Auftrag gefasst, einen Event für deine Firma, Abteilung oder Gruppe zu organisieren und du fragst dich nun, wie du in Bezug auf die Sicherheit der Teilnehmenden vorgehen sollst.

Keine Sorge: Wenn du deine Veranstaltung mit OUTDOOR Events durchführst, kannst du darauf vertrauen, dass die Planung deiner Veranstaltung, insbesondere in Bezug auf die Sicherheit, keine Lücken aufweist. Gerne arbeiten wir für dich im Detail sämtliche sicherheitsrelevanten Aspekte aus.

Die über zwanzigjährige Erfahrung von OUTDOOR Events im Organisieren und Durchführen von Veranstaltungen aller Art ermöglicht es uns, sämtliche erforderlichen Aspekte in Bezug auf deine Veranstaltung zu berücksichtigen. Zusätzlich werden unsere Sicherheitsvorgaben und Sicherheitskonzepte jährlich nach der ISO Norm «Adventure Tourism» geprüft und zertifiziert.

Bekanntlich liegt einer optimalen Planung das Ausleuchten aller relevanten Details zu Grunde. An diesem Punkt ist es für dich essenziell wichtig, deinen Event mit einer Firma durchzuführen, die sich gerne aller dieser Details annimmt.

Wir von OUTDOOR Events beschäftigen uns täglich mit der Ausarbeitung der folgenden Gesichtspunkte und teilen unser Wissen und unsere Erfahrung gerne mit dir.

Im Vorfeld eines Events klären wir gemeinsam folgende Fragen:

 

1. Art des Events und Programmablauf:
  • Welche Art von Event ist geplant?
  • Wie ist der Programmablauf?
  • Welche spezifischen Aktivitäten oder Herausforderungen sind geplant?

 

2. Eckdaten des Events:
  • Wie viele Teilnehmende reisen an?
  • Wann findet die Veranstaltung statt?
  • Wie lange dauert die Veranstaltung?

 

3. Anreise:
  • Wie reisen die Teilnehmenden an?
  • Wo befindet sich der Treffpunkt mit der Veranstalterin?
  • Gibt es Parkmöglichkeiten für die Teilnehmenden?

 

4. Wetterbedingungen:
  • Wie ist die Wettervorhersage für den Veranstaltungstag?
  • Sind bestimmte Aktivitäten wetterabhängig?
  • Gibt es spezielle Maßnahmen bei ungünstigem Wetter?

 

5. Gelände und Standort:
  • Wie sieht das Gelände aus, und welche Herausforderungen könnten sich ergeben?
  • Gibt es spezifische Anforderungen an den Standort?
  • Findet eine Geländebegehung im Vorfeld statt?

 

6. Notfallplanung:
  • Existiert ein umfassender Notfallplan für mögliche Zwischenfälle?
  • Wie ist die Erste-Hilfe-Versorgung organisiert?

 

7. Ausrüstung und Infrastruktur:
  • Welche Ausrüstung wird benötigt, und ist sie in ausreichendem Maße vorhanden?
  • Wie ist die Qualität der Ausrüstung und entspricht sie den Sicherheitsstandards?
  • Gibt es sanitäre Einrichtungen und Wasserquellen?

 

8. Teilnehmeranforderungen:
  • Welche Anforderungen gibt es an die Teilnehmenden in Bezug auf Kleidung, Schuhe oder andere persönliche Ausrüstung?
  • Sind besondere Fähigkeiten erforderlich?

 

9. Sicherheitsmanagement:
  • Verfügt die Veranstalterin über ein Sicherheitskonzept?
  • Verfügt die Veranstalterin über eine branchenübliche Zertifizierung?
  • Ist das Personal der Veranstalterin im Umgang mit Notfällen geschult?

 

10. Sicherheitspersonal:
  • Wie ist die Sicherheitsabdeckung vor Ort?
  • Sind die Sicherheitskräfte auf Outdoor-Bedingungen vorbereitet?
  • Ist das Sicherheitspersonal mit den örtlichen Gegebenheiten vertraut?

 

11. Kommunikation:
  • Wie wird die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern der Veranstalterin (Administration/Guides) und den Teilnehmenden sichergestellt?
  • Gibt es eine klare Informationsverteilung?
  • Gibt es ein Notfallkommunikationssystem?

 

12. Genehmigungen und Vorschriften:
  • Sind alle erforderlichen Genehmigungen für das Outdoor-Event eingeholt?
  • Erfüllt das Event alle relevanten Vorschriften?

 

13. Umweltaspekte:
  • Gibt es umweltfreundliche Praktiken, die in die Planung einbezogen wurden?
  • Wie wird sichergestellt, dass der ökologische Fußabdruck minimiert wird?

 

14. Rückverfolgbarkeit:
  • Wie werden die Teilnehmenden erfasst, um im Bedarfsfall eine Rückverfolgung zu ermöglichen?
  • Werden dabei die Datenschutzbestimmungen bei der Erfassung und Verwendung eingehalten?

Diese Fragen sollen als Leitfaden dienen, um sicherzustellen, dass alle wesentlichen Aspekte für die Planung und Sicherheit deines OUTDOOR-Events berücksichtigt werden. Je nach Art des Events und der Location können zusätzliche spezifische Fragen relevant sein. Deshalb ist das Miteinbeziehen von Best-Practices, lokalen Gesetzen und Vorschriften in die Planung unabdingbar.

 

Die Komplexität der Sicherheitsplanung erfordert, wie erwähnt, umfangreiche Erfahrung und Fachwissen. Es ist wahrscheinlich, dass dir die notwendigen Kompetenzen nicht ausreichend zur Verfügung stehen. Deshalb bietet sich OUTDOOR Events als Partner an, da wir genau über dieses Wissen und diese Erfahrung verfügen.

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