Checkliste für Events: Erfolg von Anfang bis zum Ende

Die schlichte Masse der anstehenden Aufgaben bei der Organisation und Durchführung eines Events können einem schon Angst einjagen. Deshalb ist es für dich wichtig zu wissen, welche Werkzeuge zu einem gelungenen Event beitragen können und dir deine Arbeit entscheidend erleichtern. Dazu empfehlen wir dir das Arbeiten mit einer Checkliste.

Checkliste

Warum brauche ich eine Checkliste?

Kurz: Eine Checkliste bietet Struktur, spart Zeit, verbessert die Kommunikation, hilft beim Risikomanagement und trägt zur Professionalität bei.

Zudem bekommst du durch das Abhaken von erledigten Aufgaben, schon ein gutes Gefühl etwas geschafft zu haben und gleichzeitig den Überblick, was noch zu tun ist. Dadurch bist du in der Lage, Arbeitsabläufe zu kontrollieren und zu dokumentieren.

Insgesamt kann eine gut durchdachte Checkliste dazu beitragen, dass dein Event von Anfang bis Ende erfolgreich und reibungslos verläuft.

Anpassbare Checklisten-Vorlage für die Event-Organisation

Merke: Die einzelnen Aufgaben und Prozesse können je nach Event stark variieren. Deshalb ist es notwendig, dass du dir im Vorfeld gut überlegst, welche Prozesse/Arbeitsaufgaben für deinen Event wichtig sind. Die vorliegende Checkliste ist nur ein Beispiel. Passe die Checkliste bei jeder Gelegenheit deinen Bedürfnissen an.

1. Zeitplan/Programm

  • Veranstaltungsdatum bestimmen

  • Veranstaltungsort festlegen

  • Veranstaltungsdauer festlegen

    Mit/ohne Übernachtung, halbtags, ganzer Tag

  • Budgetplanung

    Korreliert der geplante Event mit eurem Budget

  • Programminhalte bestimmen

    Art der Aktivität, Abendessen, usw. definieren

  • Erstellen eines detaillierten Zeitplans

    Pufferzeiten einplanen

  • Kommunikation des Zeitplans an alle Beteiligten

    Kommunikationskanäle bestimmen

  • Auswahl der Teilnehmenden

    Voraussetzungen der Teilnehmenden in die Planung miteinbeziehen

Bei Firmen-Events, Team-Erlebnissen, Geschäftsausflügen sowie Kunden- und Mitarbeiter-Anlässen gehen wir über herkömmliche Events hinaus.  Mit über zwei Jahrzehnten Erfahrung in der Organisation von Outdoor-Erlebnissen sind wir als Fachleute bereit, euch unvergessliche Momente mit höchstem Sicherheitsstandard zu ermöglichen.

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2. Ausrüstung und Materialien

  • Zelte oder Pavillons

    Schutz vor Sonne oder Regen für Teilnehmende und Aktivitäten

  • Tische und Stühle

    für Essbereiche, Besprechungen oder Aktivitäten

  • Beleuchtung

    (Taschenlampen, Laternen) für die Beleuchtung bei Dunkelheit

  • Feuerlöscher

    Zur Sicherheit, besonders wenn offenes Feuer oder Grills verwendet werden

  • Erste-Hilfe-Kit

    Grundlegende medizinische Versorgung für Notfälle.

  • Sonnenschutz

    (Sonnencreme, Hüte, Sonnenschirme): um Teilnehmende vor UV-Strahlen zu schützen

  • Regenschutz

    (Regenschirme, Ponchos): für unerwarteten Niederschlag

  • Müllbeutel und Recyclingbehälter

    Um sicherzustellen, dass der Veranstaltungsort sauber bleibt

3. Übernachtung

  • Unterkunft suchen

  • Unterkunft reservieren

  • Unterkunftsbuchung

    laufend der Teilnehmerzahl anpassen

4. Verpflegung

  • Lebensmittel

    Je nach Art des Events können dies Snacks, Fingerfood, Apéro-Häppchen und/oder Mahlzeiten mit Dessert sein.

  • Getränke

    Wasser, Erfrischungsgetränke, Säfte, Kaffee oder Tee, eventuell alkoholische Getränke

  • Grill und Grillutensilien

    (Holzkohle/Gas, Grillzange, usw.): Falls ein Grill oder Lagerfeuer Teil des Events ist

  • Geschirr

    (Teller, Becher), Besteck, Servietten: Praktisch für Mahlzeiten im Freien.

  • Abfallentsorgung

    Müllbeutel für Abfall, PET, Glas, Plastik, um den Veranstaltungsort sauber zu hinterlassen

  • Kühler oder Kühlbox mit Eis

    Um Lebensmittel frisch zu halten, Eis für Getränke oder Desserts

  • Trinkwasser

    Ausreichend Wasser für Teilnehmende und Art der Aktivtäten

  • Allergene

    Liste mit Allergien, spezielle Ernährungsbedürfnisse der Teilnehmenden

  • Diäten/spezielle Essenswünsche

    Vegetarische und Vegane Optionen

  • Catering-Service

    Falls du einen Catering-Service nutzt, bestätige im Voraus die Anforderungen und Lieferzeiten

  • Hygiene

    Lagerung von Lebensmittel, Handwaschstationen, Händedesinfektionsmittel an strategischen Stellen

  • Menuplan

    Erstelle im Voraus einen Menüplan

  • Serviceteam

    Falls erforderlich, organisiere ein Serviceteam für die Ausgabe von Speisen und Getränken

5. Aktivitäten und Unterhaltung

  • Spiele und Unterhaltung

    Sportliche, kreative, soziale, kulturelle Aktivitäten, Lernen und Weiterbildung, Naturerlebnisse, Entspannungsaktivitäten

  • Veranstaltungsprogramm

    Bestimme den Inhalt deines Programms

  • Live-Musik

    Engagement einer Band

  • Musiksystem

    Wenn Musik Teil des Events ist, benötigst du möglicherweise Lautsprecher und Abspielgeräte

  • Kamera oder Videokamera

    Engagement eines professionellen Fotografen

6. Kommunikation

  • Registrierung und Anmeldung der Teilnehmenden

    Informiere die Teilnehmenden regelmässig. Einladung, Verwaltung der Anmeldungen, Bestätigung der Anmeldung

  • Handys und Ladegeräte

    Zur Kommunikation im Team und im Notfall

  • Notfallkontakte

    Für den schnellen Einsatz im Notfall

  • Funkgeräte

    Für die unabhängige Team-Kommunikation

  • Veranstaltungsinformationen für die Teilnehmenden

    vor und während dem Event

7. Sicherheit/ Notfall

  • Sicherheitskonzept

    Je nach Grösse und Bedarf des Events

  • Sicherheitspersonal

    Sicherheitspersonal rekrutieren

  • Notfallausrüstung

    Mitnahme von notwendiger Notfallausrüstung (Verbandskasten, Taschenlampe, etc.)

  • Notfallkontakte

    Notfallkontakte bereithalten und sicherstellen, dass andere darüber informiert sind

  • Notausgänge und Evakuierungsplan

    prüfen und bereithalten

  • Schilder und Wegweiser

    Zur Orientierung überprüfen

  • Gefährliche Bereiche

    Warnhinweise für gefährliche Bereiche kommunizieren

  • Persönliche Medikamente (Schmerzmittel) mitnehmen

    Der Veranstalter darf ohne dementsprechende Ausbildung keine Medikamente abgeben (evt. Fachpersonen engagieren)

  • Tierische Gefahren

    Achtung vor möglichen Gefahren durch die Tierwelt (Insektenstiche, Schlangen, etc.)

  • Umweltbedingungen

    Beachtung der aktuellen Wetterbedingungen und deren Auswirkungen auf das Gelände und die Teilnehmenden (Regen, Schnee, Hitze)

8. Genehmigungen und Dokumente

  • Veranstaltungsgenehmigungen

    bei den örtlichen Behörden einholen

  • Vorschriften und Auflagen

    Sicherstellung der Einhaltung aller lokalen Vorschriften und Auflagen

  • Verträge und Vereinbarungen

    Verträge mit Dienstleistern abschliessen und überprüfen (Catering, Sicherheitspersonal)

  • Versicherungsdokumente

    Haftpflichtversicherung für die Veranstaltung, Versicherungsnachweis für Teilnehmende und Mitarbeitende

  • Genehmigungen für besondere Aktivitäten

    Erlaubnis für den Verkauf von Lebensmittel- und Getränkeverkauf, Genehmigung für Live-Musik, Nachtruhestörung

  • Teilnehmerdokumentation

    Erstellung und Verwaltung von Teilnehmerregistern, Einverständniserklärungen für besondere Aktivitäten oder Fotografien

  • Notfallplan und -Dokumentation

    Erstellung eines umfassenden Notfallplans, Bereithaltung von Erste-Hilfe-Ausrüstung und medizinischem Personal

9. Umgebung und Gelände

  • Geländeplan

    Um den Event in Bezug auf den Standort zu organisieren und zu planen

  • Infrastrukturvorkehrungen

    Überprüfen der Verfügbarkeit von Infrastruktur

  • Sanitäre Einrichtungen, Toiletten

    Überprüfen der Verfügbarkeit und Zustand

  • Stromquellen

    Identifikation von Stromquellen oder Ladeeinrichtungen für elektronische Geräte

  • Tierbegegnungen

    Kenntnis von Gebieten, in denen Begegnungen mit wild lebenden Tieren wahrscheinlich sind

10. Wetterbedingungen

  • Wettervorhersage

    (kurz- und langfristig): Aktuelle Wettervorhersage überprüfen, um sich auf mögliche Wetterbedingungen einzustellen

  • Schutz vor extremen Wetterbedingungen

    (Hitze, Kälte, Regen): Notwendige Ausrüstung für spezifische Wetterbedingungen mitnehmen

  • Wetterupdates

    Falls nötig, aktuelle Wetterinformationen während der Reise überprüfen

11. Transport und Parken

  • Parkplatzorganisation

    Wie und wo können Fahrzeuge geparkt werden

  • Navigation

    Parkkoordinaten, Treffpunktkoordinaten bereithalten

  • Transportmittel für Teilnehmende

    Abklärung der Anzahl Fahrzeuge, die für die Anreise, Weiterreise und Heimreise der Teilnehmenden benötigt werden

  • Reiseplanung

    Zeitplan mit möglichen Pausen einplanen

  • Verkehrsbedingungen

    Überprüfen, ob es Verkehrseinschränkungen oder Strassensperrungen aufgrund des Wetters bzw. Verkehrsüberlastung gibt

  • Verkehrsupdates

    Falls nötig, aktuelle Verkehrsbedingungen während der Reise überprüfen

  • Abonnemente

    Falls die Reise einen Anteil mit dem öffentlichen Verkehr beinhaltet, Teilnehmende bezüglich Halbtages- bzw. Generalabonnement befragen

12. Nachbereitung

  • Rückgabe gemieteter Ausrüstung

  • Aufräumen und Reinigen des Veranstaltungsorts

  • Feedbacksammlung

    Evaluationsformulare für die Teilnehmenden und die Organisatoren

  • Andenken

    (Fotos, Videos) an Teilnehmende weiterleiten

  • Dankesnachricht

    an Teilnehmende, Partner und Organisatoren versenden

Falls dir unsere Checkliste geholfen hat, lass es uns wissen. Wenn du Verbesserungsvorschläge hast, teile sie uns ebenfalls mit. Checklisten entfalten ihre volle Stärke erst durch ihre Anwendung und Weiterentwicklung. Wir wünschen dir viel Erfolg beim Organisieren und Durchführen deiner Events und würden uns freuen, gemeinsam mit dir deine Checklisten abarbeiten zu können.

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